1. Úvod
2. OpenSlides - manuál pro administrátory konventů

OpenSlides: Nastavení setkání pro administrátory konventů

Máte-li problém s nastavením, něco nefunguje, nebo se chová jinak, než byste čekali,
pište na e-mail 1kLCT~a6LTrfT7hc0okmb, nebo volejte na číslo 605 999 201
(na uvedeném čísle lze komunikovat i přes WhatsApp, jen o sobě dejte předem vědět).

 

1. Přihlášení k OpenSlides

 

2. Založení setkání

 

3. Nastavení základních parametrů

Doporučujeme zkontrolovat zejména:

 

V menu Projekce:

Před zahájením testovacího provozu je vhodné projít všechna nastavení a ověřit, že odpovídají charakteru jednání.

 

4. Účastníci

Ruční založení

1. Otevřete modul Účastníci (Participants).
2. Klikněte na Nový účastník.
3. Vyplňte jméno, případně e-mail a další údaje.

Hromadný import

1. Připravte soubor CSV ^{ke stažení} podle požadované struktury (kódování Unicode UTF-8; oddělovač středník; první dva řádky vzorového souboru obsahují povinné názvy sloupců a vzorová data):
   • povinná pole (tučně) a jejich doporučené hodnoty (kurzívou) jsou:
     • first_name : Jméno
     • last_name : Příjmení
     • email : e-mailová adresa
     • vote_weight : 1
     • username : jmeno.prijmeni
     • default_password : ponechte prázdné (jinak se hesla automaticky nevygenerují!)
     • is_active : 1
     • is_physical_person : 1
     • ostatní pole ponechte prázdná
   • alternativně je možno před přípravou exportu stáhnout si prázdný vzorový soubor (menu Účastníci -> tři tečky -> Vyvést jako CSV)
   • pro jeho úpravu otevřete Excel -> Prázdný sešit -> Data -> Z Text/CSV
   • při ukládání nezapomeňte soubor uložit jako CSV UTF-8 s oddělovači
2. V části Účastníci zvolte Import.
3. Nahrajte soubor a zkontrolujte náhled importovaných dat.
4. Dokončete import.

Nastavení oprávnění

Oprávnění v OpenSlides jsou řízena pomocí skupin (Groups). Každému účastníkovi lze přiřadit jednu nebo více skupin s různými právy. Do nastavení skupin se dostaname pomocí horního trojtečkového menu v modulu Účastníci -> Skupiny. Pokud není rozřazení do skupin nastaveno při importu účastníků, jsou automaticky zařazeni do skupiny Výchozí.

Může být praktické nastavit skupiny a jejich práva ještě před importem účastníků. V importním souboru je pak potřeba adat do sloupce groups přesný název skupiny. Pokud se název nastavený v systému nebude shodovat s názvem v importním souboru, budou účastníci importováni do skupiny Výchozí.

Typické skupiny pro jednání konventů:

Skupina	Činnost při jednání
Administrátor	Kompletní správa setkání, bez hlasování
Předsednictvo	Řízení programu, řečnických listin a hlasování - lze pro první roky nastavit pouze na náhled, nikoli plné řízení
Poslanec	Aktivní účast, hlasování
Poradce	Aktivní účast, bez hlasování

Po importu účastníků doporučujeme zkontrolovat správné zařazení všech uživatelů do skupin.

Import fiktivních kandidátů pro zkušební volby

Pro zkušební volby doporučujeme nepoužívat jako kandidáty skutečné účastníky konventu ani jiné osoby z církve. Pro přípravu zkušebních voleb si proto můžete naimportovat 7 připravených fiktivních osob. Zde je ke stažení soubor^{import kandidátů pro zkušební volby.csv} . Importované osoby se zavedou jako účastníci setkání, takže je můžete snadno vybrat jako kandidáty pro připravované volby. Všechny mají před jménem jako název (titul) uvedeno Kandidát, dají se tedy podle tohoto slova vyfiltrovat. 

 

5. Vytvoření programu jednání

1. Otevřete modul Pořad jednání (Agenda).
2. Přidejte jednotlivé body programu (alespoň volby):
   1. nový bod programu vytvořte kliknutí na ikonu + v horním pravém rohu obrazovky
      1. bod  pojmenujte ^povinné;
      2. v Textu můžete bod jednání popsat ^nepovinné;
      3. nahrajte přílohy ^nepovinné;
      4. viditelnost pořadu jednání nastavte na veřejný (vidí všichni s přístupem k jednání) nebo vnitřní (vidí jen oprávnění uživatelé)
         důležité spíše pro on-line jednání;
      5. pokud je to potřeba, zvolte z již založených bodů programu nadřazený bod pořadu jednání;
      6. uložte kliknutím na ULOŽIT v pravém horním rohu obrazovky.
3. Nastavte:
   • pořadí - lze změnit pomocí horního trojtečkového menu -> Řadit; položky se přesouvají přetažením za úvodních šest teček na každém řádku, všechny podpoložky se přesouvají spolu s hlavní položkou,
   • případné podbody,
   • čísla bodů ^{lze vynechat} - nastavujte případně až úplně v posledním kroku přípravy programu.
4. Ověřte správné zobrazení v režimu promítání.

Agenda tvoří základ navigace celého jednání.

 

6. Nahrání podkladů ^{lze vynechat}

1. Otevřete modul Soubory (Files).
2. Nahrajte potřebné dokumenty:
• pozvánky,
• návrhy usnesení,
• přílohy,
• prezentace.
3. Podle potřeby nastavte přístupová práva.

Účastníci tak mají všechny materiály na jednom místě.

 

7. Příprava hlasování a voleb

Pokud budou probíhat hlasování:

1. Vytvořte příslušné návrhy nebo usnesení -> levé menu Návrhy. ^{lze vynechat}
2. Připravte volby -> levé menu Volby.
   1. klinutím na horní ikonu + založíte novou volbu;
   2. volbu pojmenujte ^{povinná položka};
   3. můžete připojit její popis;
   4. můžete připojit přílohy z adresáře souborů OpenSlides (levé menu Soubory);
   5. vyplňte nápovědu k hlasování ^doporučeno
      účastníkům říkáte, kolik položek ve volebním lístku mohou zatrhnout - záleží na počtu osob určených ke zvolení;
   6. nastavte počet osob ke zvolení ^{povinná položka};
   7. nastavení uložte -> horní pravý roh, položka ULOŽIT;
3. přidejte kandidáty na volební lístek -> Uchazeči -> Vybrat účastníka
   volit lze pouze z účastníků akce; kandidáty vyhledáte tím, že do pole Vybrat účastníka začnete psát jeho jméno; pokud kandidát není členem akce, vypište celé jeho jméno a klikněte na položku Vytvořit uživatele, která se pod jménem objeví; kandidátovi bude založen ad hoc účet s jeho jménem;
   -> pro zkušební volby vyberte kandidáty z importovaných fiktivních kandidátů
4. před zahájením hlasování změňte příznak fáze z Open (hledání účastníků) na Ve volebním procesu;
5. zahajte volbu kliknutím na + Nové hlasování;
6. zkontrolujte nastavení parametrů volby:
   1. název ^nepovinně;
   2. typ hlasování: vždy nejmenovité;
   3. oprávněn hlasovat: poslanci, případně plus předsednictvo;
   4. volební metoda: Ano pro uchazeče, případně Ano/Ne/Zdržení se při volbě jediného uchazeče;
   5. nejnižší a nejvyšší počet hlasů, které může hlasující použít: podle počtu osob ke zvolení;
   6. lze povolit obecné zdržení se hlasování ^nepovinné;
   7. nastavte kvórum pro výpočet výsledků hlasování (100 % základ): všichni přítomní oprávnění hlasovat (present entitled users);
   8. délka trvání hlasování: krátce běžící;
   9. nastavení uložte;
7. zahajte hlasování kliknutím na ▶️ Zahájit hlasování;
   1. vyčkejte na průběh volby
      na obrazovce vidíte stav odevzdaných hlasů;
   2. na pokyn předsednictva  ⏹️ Zastavte hlasování;
   3. potvrďte a zveřejněte výsledky kliknutím na Zastavit a zveřejnit v otevřeném dialogovém okně;
8. pokud je potřeba nová nebo užší volba, postupujte od bodu 7.3 a upravte Uchazeče;
9. změňte fázi na Dokončeno.

Vždy:

1. 1. Zkontrolujte hlasovací práva účastníků.
   2. Ověřte správné nastavení počtu hlasů.
   3. Vyzkoušejte testovací hlasování ještě před zahájením jednání.

Pamatujte:

1. 1. Hlasovat mohou pouze ti účastníci, kteří jsou nastaveni jako přítomní.

 

8. Nastavení promítání

OpenSlides umožňuje promítat obsah účastníkům v reálném čase. Je možno, ale není nutno, mít projekční zařízení pro všechny – projekce běží na samostatné URL adrese.

Před začátkem jednání zkontrolujte:

• titulní obrazovku,
• program jednání,
• seznam řečníků,
• výsledky hlasování,
• aktuální promítanou stránku.

Doporučuje se mít k dispozici druhý monitor nebo samostatné zařízení pro kontrolu promítaného obsahu.

 

9. Zahájení jednání

Bezprostředně před začátkem ověřte:

✅ přihlášení administrátorů
✅ seznam účastníků
✅ oprávnění delegátů
✅ program jednání
✅ podklady a přílohy
✅ funkčnost hlasování
✅ promítání

 

10. Po skončení jednání

1. Zkontrolujte uložené výsledky hlasování.
2. Exportujte potřebné přehledy a dokumentaci.
3. Uzavřete nebo archivujte setkání podle interních pravidel.
4. Uchovejte exporty pro potřeby zápisu nebo archivace. [support.op...slides.com], [openslides.com]

---

Doporučený minimální postup před každým jednáním

1. Založit setkání.
2. Naimportovat účastníky.
3. Nastavit oprávnění.
4. Vytvořit program - alespoň body s volbou.
5. Nahrát podklady.
6. Otestovat hlasování.
7. Zkontrolovat promítání.